|
Introducción
e índice
El objetivo
de este trabajo es dar una visión general acerca de los Círculos
de Calidad de forma que quede claro para qué sirven y cómo llevar
a cabo una estrategia para su implantación en una empresa.
Definición
Es un pequeño
grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar en
un área de trabajo común, y que trabajan para el mismo supervisor,
que se reúnen voluntaria y periódicamente, y son entrenados para
identificar, seleccionar y analizar problemas y posibilidades
de mejora relacionados con su trabajo, recomendar soluciones y
presentarlas a la dirección, y, si ésta lo aprueba, llevar a cabo
su implantación.
Atributos
del Círculo de Calidad
-La participación
en el Círculo de Calidad es voluntaria.
-Son grupos
pequeños, de 4 a 6 personas en talleres pequeños, de 6 a 10 en
talleres medianos y de 8 a 12 en talleres grandes.
-Los miembros
del Círculo de Calidad realizan el mismo trabajo o trabajos relacionados
lógicamente, es decir, suelen formar parte de un equipo que tiene
objetivos comunes.
-Los Círculos
de Calidad se reúnen periódicamente para analizar y resolver problemas
que ellos mismos descubren o que le son propuestos a su jefe.
-Cada Círculo
de Calidad tiene un jefe que es responsable del funcionamiento
del Círculo. Dicho jefe es, por lo general, un supervisor que
recibe formación especial relativa a las actividades del Círculo.
-La junta de
gobierno de la dirección establece los objetivos, política y pautas
de las actividades de los Círculos de Calidad, y sustenta el sistema
de los Círculos mediante los recursos adecuados y el interés de
la dirección.
Todo aquel que
participa en un programa de Círculos de Calidad recibe formación
o información acorde con el grado de participación que tenga en
el sistema.
Propósitos
de los Círculos de Calidad
-Contribuir
a desarrollar y perfeccionar la empresa. No se trata únicamente
de aumentar la cifra de ventas sino de crecer en calidad, innovación,
productividad y servicio al cliente, crecer cualitativamente,
en definitiva, es la única forma de asentar el futuro de la empresa
sobre bases sólidas.
-Lograr que
el lugar de trabajo sea cómodo y rico en contenido. Los Círculos
aspiran a lograr que el lugar de trabajo sea más apto para el
desarrollo de la inteligencia y la creatividad del trabajador.
-Aprovechar
y potenciar al máximo todas las capacidades del individuo. El
factor humano es el activo más importante y decisivo con que cuenta
la empresa. Su potenciación constante provoca un efecto multiplicador
cuyos resultados suelen sobrepasar los cálculos y estimaciones
más optimistas.
Principios
de los Círculos de trabajo
-Reconocimiento
a todos los niveles de que nadie conoce mejor una tarea, un trabajo
o un proceso que aquel que lo realiza cotidianamente.
-Respeto al
individuo, a su inteligencia y a su libertad.
-Potenciación
de las capacidades individuales a través del trabajo en grupo.
-Referencia
a temas relacionados con el trabajo.
Condiciones
de los Círculos de trabajo
-Participación
voluntaria. El trabajador debe involucrarse libre y decididamente.
-Formación.
El reciclaje de las personas debe ser continuo y nunca rutinario.
La formación no sólo debe enriquecer al trabajador, sino, en esencia
al ser humano en su plenitud ya que el conocimiento es una de
las necesidades y motivaciones básicas de todo individuo.
-Trabajo en
grupo. El espíritu de equipo favorece una sana competencia entre
los distintos Círculos, y ésta se traduce en una superación constante
tanto en las ideas como en las soluciones aportadas.
-Grupo democrático.
Debe elegirse democráticamente a un líder.
-Respeto al
compañero. Méritos colectivos y nunca individuales. Las ideas
y mejoras surgidas como fruto del trabajo de los Círculos son
patrimonio del equipo, y no de un individuo aislado.
-Grupo reducido.
Funcionan mejor aquellos Círculos compuestos por pocos individuos.
-Reuniones cortas
y en tiempo de trabajo.
-Respetar el
horario, una vez fijado éste.
-Reconocimiento
explícito y formal, por parte de la empresa.
-Apoyo de la
alta dirección
Actividades
de un Círculo de Calidad
-Solución de
problemas. Fundamentalmente el Círculo es un grupo solucionador
de problemas. El proceso de solución de problemas se convierte
en una secuencia integrada de acciones y empleo de técnicas. Para
solucionar dichos problemas hay que pasar por unas etapas:
- Identificar una lista de
posibles problemas a tratar. Se suele emplear la técnica de
"brainstorming" para obtener un listado lo suficientemente amplio
que permita dar una visión ajustada del estado actual del área
de trabajo.
- Seleccionar un problema
a resolver. De la lista previamente elaborada el Círculo elige
un problema que tratará de solucionar; se puede comenzar reduciendo
la lista previa llegando a un consenso sobre los problemas más
importantes.
La evaluación
de los problemas muchas veces requiere que previamente se
realice una recogida y análisis de información y el empleo
de algunas técnicas como el análisis de Pareto.
- Clarificar el problema.
Se trata de que todos los miembros comprendan por igual el significado
e implicaciones del problema seleccionado. Con tal fin puede
ser útil responder a cuál es el problema, y dónde y cuándo se
produce.
- Identificar y evaluar causas.
Hay que atacar al origen de éste; dirigido a eliminar la causa
que lo producía. Las posibles causas se organizan en un diagrama
causa-efecto. Esta técnica permite ver gráficamente de qué modo
y desde qué área del trabajo pueden actuar las posibles causas.
Para evaluar la probabilidad de que una de éstas sea la responsable
del problema se necesitará información adicional. Toda
esta información
ayudará al Círculo a llegar a un consenso sobre cuál es la
causa más probable del problema.
- Identificar y evaluar soluciones.
El Círculo tratará de confeccionar un listado de soluciones
potenciales que, posteriormente, serán evaluadas por el grupo
en función de determinados criterios.
- Decidir una solución. Con
todos los datos disponibles, el Círculo inicia una discusión
para llegar a un consenso sobre qué solución parece en principio
mejor que las demás.
- Desarrollar un plan de
implantación de la solución. Este plan debe explicar cómo será
ejecutada la solución elegida.
- Presentar el plan a la
dirección. Es recomendable incluir un cálculo aproximado de
los beneficios que se esperan conseguir con el plan propuesto.
- Implantar el plan. Si la
dirección aprueba el plan presentado, los miembros del Círculo
se responsabilizarán de su implantación en su área de trabajo.
- Evaluar los resultados
de la solución propuesta. Desde su implantación el Círculo recoge
y analiza información sobre los resultados que el plan de implantación
de la solución depara. No se trata de averiguar si a corto plazo
la solución funciona, sino que es conveniente realizar un seguimiento
a largo plazo de sus efectos.
- Optimizar los resultados
de la solución. No se trata de únicamente de solucionar problemas,
sino de prever su ocurrencia en zonas que aún no los han sufrido.
- Vuelta a identificar una
lista de problemas. Con la solución de un problema previo se
da paso a un nuevo ciclo de actividades encaminadas hacia el
mismo fin.
Aspectos
técnicos de los Círculos de Calidad
Las técnicas
principales y básicas que se utilizan en este contexto son:
-"Brainstorming"
o generación espontánea de ideas. Esta es una técnica donde se
procura que los participantes den el máximo número de ideas sobre
un tema propuesto, importando no la calidad de las mismas sino
su cantidad, y procurando que las ideas sean originales y creativas.
-Técnicas de
registro de la información, principalmente la hoja de registro
("checksheet") y el muestreo.
Hoja de registro.
Este instrumento permite al Círculo organizar la información obtenida
en un formato que puede ser fácilmente entendido y analizado.
En la parte izquierda se anotan los elementos, ítems, características
o medidas a observar. La columna siguiente sirve para tabular;
esto es, para anotar una marca cada vez que se contraste el fenómeno
correspondiente. La última columna se destina a las frecuencias
totales de cada ítem.
Muestreo. Sirve
para economizar al trabajar con una muestra representativa, en
lugar de con toda la población de elementos. Existen dos tipos
de muestreo: simple y sistemático.
-Técnicas de
análisis de la información, donde incluimos las tablas resumen
de información, diversos tipos de gráficas (barras, lineales,
circulares,...) y el análisis de Pareto. Conseguimos obtener los
datos en un formato visualmente atractivo. Este marcado énfasis
en lo visual es uno de los principios básicos del Control de Calidad.
-Técnicas de
análisis de problemas, donde sobresale el diagrama causa-efecto.
Este diagrama es una representación gráfica de la relación que
existe entre las causas potenciales de un problema o efecto y
el problema o efecto mismo. También se suele utilizar el diagrama
de las seis palabras que es un método para explorar "lo que el
problema es y lo que no es".
Evaluación
de la viabilidad de un programa de Círculos de Calidad
La evaluación
de la viabilidad se basa en el supuesto de que "los Círculos de
Calidad no son aptos para cualquier organización" y, por tanto,
para reducir el riesgo de fracaso habrá que evaluar la compatibilidad
de la organización con los supuestos de la técnica.
Fitzgerald y
Murphy proponen un método para evaluar la receptividad de la organización
al cambio en base a tres niveles:
- Nivel de mantenimiento.
Hace referencia al grado de satisfacción de la dirección con
la forma en que la organización opera actualmente. Una organización
en crisis acepta el cambio en un esfuerzo por encontrar una
solución a sus problemas, mientras que la organización que funciona
satisfactoriamente es más probable que se resista a los esfuerzos
de cambio que implican los Círculos de Calidad.
- Nivel sinérgico. Se pretende
medir la condición que existe cuando los individuos han encontrado
formas de trabajar en armonía. Las actitudes organizacionales
positivas y la existencia de grupos de trabajo armoniosos facilitarán
el cambio.
- Nivel ambiental. Hace referencia
a la influencia que ejercen las fuerzas externas a la organización
Cuanto mayores son las presiones ambientales externas, mayor
es la probabilidad del cambio.
Puntos
focales de los Círculos de Calidad
-Calidad. Se
puede considerar como el gran objetivo de los Círculos; los mercados
son cada vez más competitivos y los clientes tienen un mayor nivel
de educación y exigencia lo que provoca que la calidad sea una
preocupación central para la mayor parte de las empresas.
-Productividad.
Los círculos pueden colaborar a incrementar la productividad en
un sentido más amplio y en todas las áreas de la empresa. Viene
a ser la resultante de una correcta aplicación del conjunto de
los recursos de la empresa, un índice fiable de que todos los
recursos están bien dirigidos y administrados.
-Mejora de costes.
El conocimiento de los costes evita el despilfarro y la mala administración
de los recursos. Los Círculos de Calidad pueden colaborar decisivamente
a la hora de reducir los costes de todo tipo: administrativos,
comerciales, transportes, etc...
-Motivación.
Gracias a los Círculos de Calidad se puede conseguir motivar de
una forma constante a los trabajadores, ofreciéndoles oportunidades
de participar en los objetivos de la empresa, y de sentirse valorados
por el trabajo bien hecho.
-Integración.
Los Círculos de Calidad facilitan la ruptura de los compartimentos
estancos, y hacen que sus integrantes conozcan el trabajo de los
demás y comprendan mejor sus necesidades y problemas.
-Reorganización.
Cuando la reorganización puede ser lenta en el tiempo, y no son
necesarias decisiones drásticas y urgentes, es una buena alternativa
encomendar a los Círculos el estudio de esta reorganización.
|
